CAD電子文件歸檔的問題與對策

2013-05-25 by:廣州有限元分析、培訓中心-1CAE.COM 來源:仿真在線

問題及原因

隨著辦公自動化程度的不斷提高,許多科研、設計、生產、實驗機構,甚至業務管理部門利用CAD(計算機輔助設計)出圖,有的CAD 出圖率高達100%。這不僅改變了手寫筆畫的傳統方式,大大提高了設計工作效率,而且使CAD電子文件得到了重復利用,產生了顯著效益。據《清華大學自動輸人及管理系統TH-DAIMS使用指南》統計,在進行系列產品設計時,新型號圖紙80%可以采用同一系列原圖圖紙,無須任何修改;而20%需要修改的圖紙中,也只要做局部修改。因為可以重復利用,由電子文件轉化而成的電子檔案身價倍增,給設計帶來極大的方便,節省大量人財物力。所以CAD電子文件的歸檔與管理變得意義重大,一些科研、設計院(所)十分重視電子文件的管理。但也有一部分單位只重視紙質文件,CAD 電子文件散落在設計人員手中,處于自生自滅狀態。或者電子文件雖然簡單收集在一起,沒有進行科學整理,隨著時間的推移,電子文件逐漸丟失,甚至隨意修改。也有的雖然歸了檔,但歸檔質量較差,種類不齊全,內容不準確,失去利用價值。

問題產生的原因

一、思想認識不統一。在有的領導心目中,現在使用CAD比以前效率高得多,只要各專業科室能夠及時拿出設計圖紙就萬事大吉。還有的認為,搞電子文件歸檔需要硬件、軟件投人,舍不得花錢。其實,資金花在電子文件歸檔、管理上,產出效益是投人的幾十倍甚至上百倍。也有技術人員認為自己辛辛苦苦搞出的設計,電子文件歸檔后為他人所用,自己栽樹他人乘涼于心不甘,于是以保護知識產權為由不愿將自己的設計成果拿出來,對歸檔工作消極應付。

二、貫徹標準欠力度。早在上世紀末,國家檔案局就組織專家研制了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》,于1999年作為國家標準頒布(GB/T17678.1-19,GB/T17678.2-199),該標準對CAD生成的電子文件收集、積累、整理、鑒定、歸檔與檔案管理,采用光盤的存貯方法與格式作出了具體規定。這是目前CAD電子文件歸檔與管理的最高規范,是我們做好這項工作的依據。但由于CAD電子文件只涉及到設計、科研與有關管理部門,有的地方檔案行政管理部門對這種特殊的電子文件的管理還沒有排上隊,缺乏有效的監督與指導。在設計、科研等部門,也把這個標準僅僅當作一個業務部門的要求,沒有認真組織學習與貫徹。加上CAD電子文件的歸檔,涉及的管理制度與技術環境較復雜,歸檔與管理的要求執行起來常常難以到位。

三、硬件軟件跟不上。一些設計部門只給設計人員配備了計算機與相關軟件,而檔案室條件十分簡陋,只有傳統的手工作業條件。也由于沒有開發圖檔管理系統,不能設定閱讀權限,不能有效提供利用,一些設計人員感到電子文件自己保存更加保險,用起來更方便,不愿意歸檔。從檔案隊伍來看,新知識新技能跟不上,某些設計單位檔案人員大都是一些長期從事檔案工作的老同志,對紙質檔案的管理駕輕就熟,但對電子文件的歸檔與管理缺乏知識與經驗,無法對CAD電子文件的形成、積累與整理、歸檔進行指導、監督。

對策與建議

一、認真貫徹標準,完善管理職能

沒有標準與制度的制約,任何工作都會帶有隨意性。電子文件收集歸檔,也必須依靠標準與制度來約束。要組織設計部門所有專業人員、管理人員認真學習國家標準(CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》,將電子文件歸檔與管理工作納人本單位的管理制度,納人專業技術崗位操作規程,尤其是要明確電子文件歸檔實行項目負責人制,規定電子文件由文件形成的業務部門負責收集積累、整理歸檔,并指定專人負責。檔案部門負責監督和指導。在布置、檢查、總結、考核工作的同時,要布置、檢查、總結、考核電子文件的歸檔工作。

二、實行全程管理,加強前端控制

電子文件歸檔與傳統紙質文件不同,紙質文件可以不管形成過程中的具體細節,只要根據文件的保存價值,在文件處理完畢后對其進行收集、整理、歸檔即可。但CAD電子文件必須在形成之前,確定標準的文件格式與操作程序,否則,由于文件格式不同,給歸檔與管理帶來不便,存儲CAD電子文件的光盤無法利用。所以從工程項目立項、設計文件形成之時起,檔案管理人員就要介人,進行監督、指導。

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